Implementación de Registros para la Certificación Orgánica

Ing. Victor Manuel Rodriguez Luengo
AGRICERT MEXICO
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Cuando una empresa orgánica solicita la certificación de sus productos ante un Organismo de Certificación Orgánica (OdC), ésta debe presentar ante la certificadora toda la información detallada del manejo orgánico de la empresa con el objetivo de demostrar la conformidad con la reglamentación vigente de manera que el OdC cuente con las evidencias suficientes para evaluar el cumplimiento con la norma y eventualmente emitir la certificación solicitada.

Para facilitar el cumplimiento con este requisito, el OdC cuenta con procedimientos y formatos específicos que envía a la empresa candidata a la certificación en los que la empresa plasma su Plan de Manejo Orgánico el cual acompaña de la documentación que sustenta las actividades realizadas por la empresa (registros, facturas, bitácoras, etc.).

En el primer contacto que se tiene con una empresa interesada en la certificación se realiza una entrevista y se revisa la documentación que nos presente el cliente sobre los procesos utilizados en la producción y se evalúa la posibilidad de que el cliente pueda ser sujeto de certificarse. En caso de ser factible la certificación se procede a la siguiente etapa y en caso contrario se le informa al cliente el por qué no se puede realizar la certificación.

En clientes de primera emisión se realiza una pre- cotización del costo de certificación, tomando en cuenta lo siguiente:

-Esquema requerido.
-Productos a certificar.
Agrícola.- Número de hectáreas.
Ganadera.- Número de cabezas.
Proceso.- Número de empleados fijos.
Insumos.- Productos.

Se determinará posible costo de análisis de productos de acuerdo a la clase de riesgo estimado, que puede consistir en una o dos muestras para analizar. Para poder confirmar la posibilidad de certificación del cliente solicitante, se requiere lo siguiente:

Copia de identificación (INE).
Copia de RFC.
Copia de CURP.
Copia de escritura, certificado ejidal o contrato de arrendamiento (notariado).
Mapa de ubicación del predio (señalando caminos y referencias para llegar).

Mapas de cultivos colindantes (identificando los colindantes y aclarando los que tienen cultivo orgánico, así como señalar claramente las barreras entre huertos). Se solicita registros y comprobantes de los insumos, utilizados en la producción de productos orgánicos en los últimos tres años.

Implementación de Registros para la Certificación Orgánica Implementacion Certificacion OrganicaRecibo de pago de agua si pertenece a la red, si el agua es de pozo se requiere análisis para verificar que no existan residuos fecales, metales pesados y herbicidas.

Carta de autoridad señalando el nombre del productor, nombre de la huerta, localización, número de hectáreas (puntualizando aquellas que están sembradas y las que estén sin sembrar o con reserva ecológica) tipo de cultivo establecido señalando mes y año desde cuando no aplican productos químicos.

Para el acceso a la Lista de Licenciatarios y a la certificación de productos orgánicos, la empresa de producción tiene que haber terminado un período definido “en conversión a la agricultura orgánica”, en base a cuanto previsto por las normativas aplicables. La fecha inicial para el cálculo es la presentación del plan de manejo. Antes de que transcurra el entero período de conversión y sólo para las producciones vegetales, la empresa puede acceder a la LdL, pero los productos serán certificados “en conversión a la agricultura orgánica”.

En ciertos casos el período de conversión, de una empresa o de una parte de la misma, puede ser alargado o reconocido retroactivo. En particular, el operador para conseguir el reconocimiento retroactivo del período de conversión de un período anterior a la fecha de la solicitud tiene que demostrar mediante evidencia documental (bitácoras, facturas de insumos, etc.) el tiempo desde el que inició un manejo 100% en su predio así como presentar una declaración oficial de la Autoridad Competente, donde se declare que no se han aplicado productos químicos durante los tres años anteriores a la fecha de la solicitud.

Una vez que se ha recibido la documentación y confirmado la factibilidad de certificación del cliente se procede a entregar la solicitud de acceso a la certificación, la cual se compone de lo siguiente:

EMPRESA AGRÍCOLA.

Plan de Manejo (m-080-Es).

  • Notificación de actividad de producción con método orgánico.
  • Descripción de la empresa, de la superficie agrícola utilizada y de las estructuras empresariales.
  • Plan de Manejo (Relación Técnica).

En éste se deben describir las unidades productivas y las medidas concretas adoptadas para garantizar el respeto de los requisitos que se deben aplicar, utilizándose el documento BAC, M080-Es o en un documento empresarial que incluya toda la información necesaria como son el total de actividad desarrollada por la empresa, señalando claramente lo referido a actividad orgánica, unidades productivas (parcelas, áreas de cosecha, lugares de proceso y acondicionamiento), medidas preventivas impuestas (zona de protección, setos, áreas verdes y fecha de la última aplicación de productos no conformes).

También es necesario se mencione el Plan de Rotación adoptado para mantener la fertilidad y la actividad orgánica del suelo en años, y qué cultivos se utilizaron, comentando las técnicas adoptadas para la fertilización, control de plagas, malas hierba, modalidad de cosecha, almacenaje y transporte de los productos precisando medidas utilizadas para garantizar la identificación del producto orgánico y cómo evitan que los lotes se mezclen o entren en contacto con productos convencionales.

Es compromiso del productor establecer medidas para la correcta conservación de los registros.

  • Solicitud de Certificación M082/A-Es

En esta solicitud la empresa indica los productos que son conformes y que desean sean insertados en el certificado y en el programa anual de producción, que es en donde se reporta los cultivos vegetales de la empresa. Este documento M082/A-Es tiene que ser enviado a Bioagricert al momento de la primera notificación y consecutivamente cada año junto a la documentación para la re-certificación o bien durante el año cada vez que haya variaciones.

  • Otros documentos

Planos de la empresa en escala mínima 1:10.000, marcando claramente los límites empresariales, en caso de aplicar también se requiere de las estructuras, alma- cenes, conservación de proceso, etc.

Adicionalmente es necesaria una carta declaratoria de posesión de la tierra y documentos que testifiquen desde cuándo la empresa aplica el método de agricultura orgánica e identificación del dueño y/o representante legal.

EMPRESA AGROPECUARIA

  • Plan de Manejo (M 080-Es)

Notificación de actividad de producción con método orgánico.
La documentación y las informaciones previstas para las empresas de producción vegetal junto a la descripción de las producciones pecuarias que incluirán:

  • Dirección de la explotación.
  • Número de cabezas de ganado existentes.
  • Relación UBA (Unidad Bovina Adulta)/Ha de SAU y eventuales.
  • Actividades relacionadas con las producciones pecuarias.
  • Plan de Manejo (Relación Técnica)

En éste se describe la actividad total desarrollada por la empresa, especificando claramente la actividad orgánica, la unidad de producción como son: establos, dehesas, áreas libres, parques a cielo abierto, así como de aplicar se incluirán almacenes tanto para el proceso de productos animales, como para almacenaje de las deyecciones, incluyendo su plan de distribución.

Es necesario incluir la descripción completa de las superficies destinadas a los cultivos indicando eventuales, acuerdo de área de pasto necesarios para no superar el límite máximo de 170 kg de N/Ha de SAU/año de deyecciones.

Se debe mencionar la ración de alimentos junto con la definición de un plan de racionamiento que prevea el empleo sólo de alimentos orgánicos, respetando los requerimientos nutricionales de los animales. Para las especies herbívoras la empresa debe proporcionar por lo menos 70% de sustancia seca de la ración anual y el resto de áreas de dehesas manejadas según un adecuado programa de rotación, listando las materias primas utilizadas en la integración alimenticia.

Es necesario mencionar el origen de los animales, razas, plan de manejo de la monta (ciclo abierto o cerrado) y las medidas en caso de introducción de animales extra empresariales.

También se debe redactar claramente un plan sanitario en el que se estipule lo que se hará en caso de enfermedad del animal, previendo el empleo de productos homeopáticos o fitoterapéuticos y limitando al mínimo el empleo de medicina alópata, previendo en el caso de utilizar ésta última duplicar el tiempo de suspensión.

Se debe mencionar las estructuras de estabulación, estableciendo los locales para el alojamiento de los animales, mismos que deben satisfacer las exigencias en materia de aireación e iluminación, respetando una superficie útil, suficiente para permitir a cada animal la libertad de movimiento necesario para desarrollar un comportamiento social natural.
Mencionar las medidas para la identificación de los animales (individualmente para los grandes mamíferos y en lotes para pequeños mamíferos y aves de corral).
Medidas establecidas para la recolección almacenamiento y transporte de los productos identificando las medidas adoptadas para evitar que los productos orgánicos se mezclen o entren en contacto con productos convencionales.
Mencionar las modalidades utilizadas para conservar todos los registros necesarios de tal forma que estén siempre disponibles en la empresa.

  • Solicitud de certificación M082/A-Es

En esta solicitud la empresa indica los productos que son conformes y que desean sean insertados en el certificado y en el programa anual de producción agropecuario, que es en donde se reporta los animales de la empresa. Este documento M082/A-Es tiene que ser enviado a Bioagricert al momento de la primera notificación y consecutivamente cada año junto a la documentación para la re-certificación o bien durante el año cada vez que haya variaciones.

  • Otros documentos

Planos de los locales de estabulación, cría, ordeña, etc. Así como en caso de aplicar planos de las estructuras de los locales destinados a almacén, conservación y al proceso.
Carta declaratoria de posesión de la tierra, así como certificados relativos a las parcelas y edificios en posesión o a disponibilidad del operador relacionados con la actividad productiva.
Copia de documentos que comprueben que la empresa ya aplica el método de agricultura orgánica, así como identificación del dueño y/o representante legal.

PARA LA CERTIFICACIÓN DE EMPRESA PROCESADORAS O TRANSFORMADORAS.

Debido a que toda la cadena productiva debe de estar sujeta al proceso de evaluación y certificación, además de la certificación para las empresas primarias (Agrícolas y Pecuarias), las empresas que realizan cualquier proceso en un producto orgánico están igualmente sujetas al proceso de certificación, ejemplo de esto son empresas seleccionadoras, empaques, procesadoras de productos compuestos, rastros y empresas que realizan proceso cárnicos.

  • Plan de manejo para procesadoras (M079-Es)

Qué incluye:

En este plan se debe manifestar claramente la actividad de producción con método orgánico; Describiendo la categoría de actividad.
Mencionar razón y sede social, así como los datos del representante legal.

Se debe describir el proceso de comercialización de los productos.

  • Plan de manejo (Relación Técnica, que puede ser presentada con el documento BAC M079-Es, o con un documento empresarial que incluya toda la información necesaria) y tiene que describir:

Las unidades productivas y las medidas concretas adoptadas para garantizar el respeto de los requisitos a aplicar.
La actividad total desarrollada por la empresa: campo de actividad, estructuras y líneas de producción, organigrama y número de empleados.
El proceso de los productos orgánicos, el diagrama de flujo, el rendimiento medio de la producción y los aditivos y/o coadyuvantes tecnológicos empleados.
Los procedimientos de limpieza y sanitización para garantizar el correcto uso de las estructuras, de las maquinarias y de los equipos, y para evitar posibles contami- naciones.
Los procedimientos de almacenaje para garantizar la identificación y la separación de los lotes de productos orgánicos y para evitar que se mezclen o entren en contacto con productos convencionales.

Los procedimientos de transporte para garantizar la identificación y para evitar que los productos orgánicos sean contaminados, reemplazados, mezclados o entren en contacto con productos convencionales.
La evaluación de los proveedores: las medidas adoptadas para averiguar la conformidad, en base a los reglamentos sobre la producción orgánica, de los proveedores.
Los procedimientos de identificación y trazabilidad de los productos en entrada, durante el proceso y en salida de la empresa.
El control de proceso y el plan de muestreo para garantizar la seguridad y la conformidad de los productos a los reglamentos de referencia.
Los procedimientos de gestión de las no conformidades y reclamaciones y de los Productos no conformes.
Modalidades para la conservación de los registros. Compromiso del productor.

  • Solicitud de certificación M 082/C-Es

En la cual la empresa indica los productos que quiere que sean insertados en el certificado, las cantidades de producción estimadas si dichos productos se comercia- lizan con etiqueta o sueltos.
Este documento (M082/C-Es) tiene que ser enviado a BAC al momento de la primera notificación y consecutivamente cada año junto a la documentación para la re certificación o bien, durante el año, cada vez que haya variaciones.

  • Otros documentos anexados

Planos de cada estructura que contenga los equipos y el lay-out.
Autorización sanitaria y otras autorizaciones de sector.
Listado de los proveedores calificados de productos orgánicos (M_27-Es)
Receta (M_24-Es), con el listado de los ingredientes utilizados para conseguir 100 kg de producto, los coadyuvantes tecnológicos empleados (anexando fichas técnicas), material de empaque y una breve descripción de las modalidades de preparación de la receta.
Eventuales procedimientos e instrucciones operativas empresariales anexadas al plan de manejo.
Bocetos de las etiquetas y proyectos publicitarios.

En caso que la empresa solicite la declaración de equivalencia NOP-COR el expediente tendrá que incluir:

M 183 (ES): Solicitud de aprobación de etiquetas/ indicaciones de productos orgánicos destinados a Canadá en equivalencia NOP/COOR.

M 182 (ES): verificación de la conformidad de los productos destinados al mercado canadiense en el ámbito del acuerdo de equivalencia Canadá-USA y sus restricciones de los proveedores certificados en base al estándar NOP/USDA por otros organismos de certificación.

1.- Plan de Manejo para procesadoras (M079-Es) que incluye:

Notificación de actividad de producción con método orgánico.

La siguiente etapa dentro del proceso es el seguimiento a la recepción de la información de los clientes (punto anterior), integrando con ésta un expediente el cual debe contener los formatos obligados de acuerdo al tipo de certificación, incluyendo documentos de acompañamiento. Es importante que no falte ningún documento y que la información que contiene sea verificada para evitar errores y re trabajos al momento de la inspección y que la labor sea únicamente de verificación y al mismo tiempo agilizar la evaluación de los expedientes.

Se recibe del cliente la documentación requerida integrándose el expediente dependiendo el tipo de empresa, procediendo a realizar la revisión de la información proporcionada, verificando que sea correcta y completa así como verificar que ya se haya realizado el pago correspondiente a la verificación, integrando copia de la factura.

En el caso de que la información esté incompleta o tenga inconsistencias el expediente será retenido y se procederá a solicitar las correcciones o complementos de información al cliente, aclarándole que su trámite procederá hasta recibir lo solicitado, poniendo especial atención al seguimiento con el cliente hasta que esté totalmente integrado. Se protocola toda la documentación para proceder a la creación del dossier.

Una vez que el expediente del cliente está debidamente integrado, se procederá a generar el Dossier de pre evaluación y recomendaciones u observaciones para los inspectores, considerando en el caso de re certificaciones las recomendaciones y observaciones realizadas con anterioridad por parte del inspector o de evaluación.

Artículo publicado en Los Avicultores y su Entorno Octubre-Noviembre 2018

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